Komunikacja interpersonalna

"Komunikować się" - to tyle, co "utrzymywać z kimś kontakt, kontaktować się; udzielać się otoczeniu". A więc "komunikowanie" - to podstawa porozumienia społecznego.

Komunikowanie, czyli zdolność lub umiejętność porozumiewania się, jest procesem złożonym; polega on na przekazywaniu wiadomości pomiędzy ludźmi i wśród ludzi. Podstawowym narzędziem komunikacji jest język. W procesie porozumiewania się ludzie dążą do dzielenia się znaczeniami za pośrednictwem znaków, symboli i kodów (dźwięki, litery, słowa), służących do formułowania informacji (komunikatów). Komunikowanie może być realizowane przez wypowiedzi ustne, pisemne i różne formy wizualne oraz tzw. mowę ciała. Wiadomość przekazywana przez nadawcę dociera do odbiorcy tzw. kanałem komunikacyjnym (wzrok, słuch lub węch).

Komunikowanie może być jednokierunkowe lub dwukierunkowe. W pierwszym przypadku nadawca przekazuje informacje bez oczekiwania ich potwierdzenia przez odbiorcę, a w drugim - nadawca uzyskuje potwierdzenie przekazanej informacji, np. w formie pytań zadawanych przez odbiorcę.

Komunikacja werbalna - to sposób, w jaki ludzie komunikują się (wysyłają i odbierają komunikaty) za pomocą słów. Komunikacja werbalna jest działaniem intencjonalnym.
Komunikacja niewerbalna - to sposób, w jaki ludzie komunikują się (wysyłają i odbierają komunikaty) bez używania słów, tj. za pomocą pozawerbalnych dźwięków mowy (np. intonacja, szybkość mówienia, tembr i ton głosu, westchnięcia, pomruki), mimiki twarzy, gestów, ruchów i pozycji ciała, sposobu patrzenia, dotyku. Komunikacja niewerbalna może być działaniem intencjonalnym lub nieintencjonalnym.

Komunikaty niewerbalne istotnie wspomagają werbalne, nadają im czytelność i wyrazistość. Wiedza z tego zakresu oraz umiejętności komunikacji werbalnej i niewerbalnej z pewnością przydadzą Ci się w życiu codziennym, np. podczas komunikowania się z potencjalnym pracodawcą.

Pisanie
Warto wiedzieć, że ktoś, kto czyta nasze dokumenty sporządzone np. pod kątem poszukiwania pracy, wyrabia sobie na tej podstawie zdanie na nasz temat. Liczy się nie tylko treść merytoryczna - czyli to, co udało nam się zrobić i z jakim wynikiem - ale także podejście do tematu, sposób jego prezentacji zarówno w aspekcie wizualnym, jak i treściowym. Mówi to wszak wiele o ich autorze.

Ujęte w punktach zasady pisania życiorysu i listu motywacyjnego to:
* zwięzła forma, konkretna treść - pozbawiona ogólników;
* schludny, efektowny wygląd;
* rozmieszczenie tekstu na stronie w sposób ułatwiający jego czytanie;
* interesujący i nieszablonowy sposób przedstawienia samego siebie i własnych kwalifikacji oraz dokonań;
* zasygnalizowanie związku emocjonalnego (pozytywnego) z pracą, o którą się ubiegamy.

Należy pamiętać o tym, by być wiarygodnym. Jeżeli piszesz, że lubisz taką a nie inną pracę, niech to będzie prawda. Jeżeli zaznaczasz, że dana firma podoba Ci się, napisz dlaczego. Powinieneś dowiedzieć się jak najwięcej o tym przedsiębiorstwie.

Rozmowa telefoniczna
W rozmowie telefonicznej nie widzisz osoby, z którą rozmawiasz i nie możesz reagować na jej zachowanie. Tymczasem ona odbiera sygnały nie tylko z treści tego, co mówisz, ale także poprzez ton Twojego głosu, ponieważ zależy on od wielu czynników; warto więc zapamiętać kilka podstawowych zasad, których przestrzeganie zapobiega najpoważniejszym błędom.

Oto kilka zasad, o których warto pamiętać sięgając po słuchawkę telefonu:
* Dzwoń wtedy, kiedy miałeś to zrobić (o ile wcześniej się na to umawiałeś). Punktualność i terminowość to cechy bardzo cenione i pożądane, a załatwianie spraw przez telefon to zupełnie inna dziedzina komunikacji niż niezobowiązujące lub towarzyskie: "Słuchaj, zdzwonimy się jakoś w tygodniu".
* Jeśli jesteś interesantem - nie dzwoń zaraz po rozpoczęciu pracy, w przerwie obiadowej i pod koniec pracy; rano przeszkodzisz w organizacji dnia, pod koniec pracy trafisz na gorączkę pogoni za czasem, a dzwoniąc w porze lunchu - zwiększasz szansę, że nie zastaniesz właściwej osoby w biurze lub będziesz potraktowany inaczej niż mógłbyś oczekiwać.
* Przygotuj się do rozmowy; zrób sobie plan tego, co chcesz powiedzieć. Pamiętaj, że telefon to narzędzie komunikacji krótkiej i konkretnej.
* Przedstaw się imieniem i nazwiskiem, od razu osadzając swoją osobę we właściwym kontekście ("dzwonię w związku z ogłoszeniem"; "dzwonię z polecenia pana X", itp.).
* Pamiętaj o tytułach osób, z którymi rozmawiasz i tych, o których mówisz.
* Mów niezbyt głośno, spokojnie i wyraźnie.
* Pamiętaj, aby czasami uśmiechnąć się do osoby, z którą rozmawiasz; choć tego nie widać, to słychać! Najtrudniejsza rozmowa stanie się wtedy sympatyczniejsza dla obu stron.
* Powinieneś - w miarę możliwości - dążyć do konstruktywnego końca, a więc na przykład: ustalenia terminu spotkania lub daty i godziny następnej rozmowy telefonicznej.

Rozmowa bezpośrednia
W procesie komunikacji zawiera się świadome oddziaływanie na odbiorców, zakładające właściwy dobór środków przekazu treści. Jednak w różnym stopniu potrafimy kontrolować to, co komunikujemy; czasami nasze przekazy są nieuświadomione, a nawet - odbywają się bez naszej wiedzy i woli. Wygląd, mimika i wyraz twarzy mówią o nas wiele naszym rozmówcom. Informacją są również niekontrolowane zachowania ciała.

W czasie rozmowy ważne jest, jaką przybierasz postawę. Nie odchylaj się do tyłu i nie opieraj o biurko czy stół. Kiedy mówisz - możesz się nieznacznie przechylić w kierunku rozmówcy. Zarówno postawa zbyt swobodna, jak i zbyt skrępowana, nie pomoże Ci w zbudowaniu dobrego wizerunku. Ręce trzymaj swobodnie na kolanach, można je spleść.

Nie unikaj wzroku Twojego rozmówcy, patrz mu często w oczy, zwłaszcza kiedy mówi, albo kiedy Ty mówisz coś szczególnie istotnego. To dla niego także ważny komunikat. Świadczy on o Twoim spokoju, pewności siebie, o szczerości i odwadze.

Twój wygląd też jest ważnym komunikatem. Wyrażasz nim stosunek do drugiej osoby oraz mówisz o sobie, do jakiej grupy społecznej należysz, jakie wartości szanujesz itd. Zadbaj więc o odpowiedni wygląd wybierając się z wizytą do potencjalnego pracodawcy.
Na ważne spotkania przychodź co najmniej 5 minut wcześniej. Spóźnieniem zrobisz złe wrażenie. Świadczy ono negatywnie o Twojej solidności i może być odebrane jako brak szacunku do osoby, z którą się umówiłeś. Poza tym, jeśli wbiegniesz zdyszany, w pośpiechu rozpoczniesz rozmowę; jeśli podasz gospodarzowi spoconą rękę - wzbudzisz odruchową niechęć. Ważne jest, aby mieć chwilę czasu na odpoczynek, zebranie myśli i poprawienie wyglądu.

Słuchanie jest równie ważne jak mówienie!
Podstawową formą komunikowania treści jest nie tylko mówienie, ale i słuchanie. Właściwie słuchając - budujesz dobry klimat rozmowy, a także odbierasz ważne i przydatne Ci informacje.

Jak słuchać?
* robimy przerwę po każdej wypowiedzi naszego rozmówcy, nie spieszymy się z odpowiedzią;
* powtarzamy część wypowiedzi (własnymi słowami, tak jak zrozumieliśmy), tak abyśmy i my sami i nasz rozmówca mieli pewność, że mówimy o tym samym;
* zadajemy pytania, żeby lepiej zrozumieć;
* dajemy werbalne (aha) i niewerbalne (skinienie głowy) sygnały, że podążamy za tym, co przekazuje rozmówca;
* wyrażamy uczucia (mimicznie i werbalnie);
* nie proszeni - nie radzimy

Wszystkie Twoje delikatnie nadawane sygnały mają ułożyć się w docierający do drugiej osoby komunikat, że generalnie aprobujesz to, co słyszysz, podzielasz ten punkt widzenia, masz zbliżoną ocenę tego, co słyszysz.

Na mówienie, a raczej na odbiór naszego słownego przekazu składa się:
* 55% - to, jakie robimy wrażenie;
* 38% - ton głosu;
* 7% - treść

O tym, jakie robimy wrażenie, decyduje zachowanie i to, co rozmówca wie o nas z CV czy listu motywacyjnego, rozmowy telefonicznej, opinii innych czy doświadczenia. Dlatego należy dbać o swój wizerunek na każdym etapie kontaktu z ludźmi. W sytuacji starania się o pracę istotne jest, aby każdy element dawał spójny, pozytywny obraz przyszłego pracownika.

Ton głosu zależy od Twojego nastroju i nastawienia do osoby, z którą rozmawiasz; ważne jest więc pozytywne nastawienie do rozmówcy. Pomożesz sobie w wytworzeniu takiego nastroju, kiedy będziesz się starał myśleć i mówić dobrze na temat czekającej Cię rozmowy.

Treść, choć stanowi tylko 7% przekazu, jest bardzo ważna; składa się na to ogólna wiedza osoby będącej nadawcą komunikatu oraz znajomość danego tematu, a także zdolność ładnego i zrozumiałego wypowiadania się, która wiąże się z oczytaniem i doświadczeniem w prowadzeniu rozmów.

Jak mówić?
* wyrażamy opinię zwięźle i na temat;
* mówimy o faktach i o swoich uczuciach, a nie o drugiej osobie (np. "boli mnie kiedy widzę, że on może wracać później do domu niż ja" a nie "jesteście niesprawiedliwi, pozwalacie mu na więcej niż mnie");
* robimy wszystko, aby druga strona nas rozumiała;
* panujemy nad emocjami, staramy się mówić spokojnie;
* posługujemy się językiem zrozumiałym dla drugiej strony, nie używamy slangu i żargonu.

Stosując powyższe zasady - masz zdecydowanie większą szansę nie tylko na pełniejsze kontakty z ludźmi, ale także na zdobycie pracy, na której Ci zależy.

Pamiętaj jednak, że komunikacja to droga dwukierunkowa, wymagająca zaangażowania obu stron: zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Jednak im więcej włożysz wysiłku i starań w porozumienie ze swoim rozmówcą, tym większą masz szansę na nawiązanie lepszego kontaktu z drugim człowiekiem.